Rất nhiều chủ nhà hàng tính lãi lỗ chỉ dựa vào doanh thu trừ chi phí nguyên liệu và lương, quên hẳn khoản khấu hao bếp, tủ lạnh, nội thất, hệ thống điều hòa đã bỏ tiền đầu tư ban đầu. Kết quả là báo cáo lãi trên giấy nhưng thực chất đang bào mòn vốn mà không nhận ra.
Khấu hao tài sản cố định không phải là khoản "tiền đã trả rồi nên thôi khỏi tính" — mà là cách phân bổ đúng chi phí đầu tư ban đầu (bếp, thiết bị lạnh, nội thất, hệ thống điện nước) vào từng tháng vận hành, để biết chính xác một nhà hàng có thực sự sinh lời hay không. Bỏ qua khấu hao khiến nhiều chủ quán tưởng mình đang lãi 15-20% trong khi thực chất chỉ hòa vốn hoặc lỗ nhẹ, vì đến lúc thiết bị hỏng cần thay mới thì không có quỹ dự phòng.
Liệt kê toàn bộ thiết bị bếp, tủ lạnh/tủ đông, nội thất, hệ thống điều hòa, máy POS cùng giá mua thực tế và ngày đưa vào sử dụng — đây là bước nền để tính khấu hao chính xác, tránh bỏ sót các khoản đầu tư nhỏ nhưng cộng dồn lớn.
Thiết bị bếp công nghiệp thường 5-8 năm, nội thất 3-5 năm, hệ thống điện lạnh 6-10 năm tùy cường độ sử dụng — đặt thời gian quá dài sẽ khiến khấu hao mỗi tháng thấp giả tạo, đặt quá ngắn lại làm chi phí bị đội lên không cần thiết.
Chia giá trị tài sản cho số tháng sử dụng hữu ích để ra một khoản cố định mỗi tháng, đưa vào P&L cùng với chi phí nguyên liệu, lương, điện nước — chỉ khi có dòng này, con số lợi nhuận mới phản ánh đúng thực chất.
Khấu hao không chỉ là con số kế toán mà nên tương ứng với một khoản tiền mặt thực sự được giữ lại — để khi thiết bị đến hạn hỏng/thay mới, nhà hàng có sẵn ngân sách thay vì phải vay gấp hoặc rút vốn lưu động.
Thiết bị mua thêm, thanh lý, hoặc thay đổi cường độ sử dụng (mở thêm ca, tăng công suất) cần được cập nhật vào bảng khấu hao — tránh tình trạng bảng khấu hao lập một lần rồi bỏ quên trong nhiều năm.