Thời gian tự xử lý kéo dài không cải thiện là tín hiệu rõ nhất cần một bên thứ ba thực sự trung lập.
Cần người trung gian bên ngoài khi xung đột đã kéo dài quá một chu kỳ giải quyết nội bộ (thường trên 30 ngày) mà không cải thiện, hoặc khi một trong hai bên chính là người có thẩm quyền cao nhất trong công ty — lúc đó không còn ai đủ trung lập để hòa giải nội bộ.
Xung đột về cách làm việc thường tự xử lý được; xung đột liên quan lòng tin/cảm xúc cá nhân kéo dài thường cần bên thứ ba.
Nếu quản lý trực tiếp đã can thiệp 2 lần trong 30 ngày mà không cải thiện, chuyển sang phương án khác thay vì lặp lại cách cũ.
Không phải quản lý cấp trên của cả hai bên (vẫn có thể thiên vị), mà là chuyên gia hòa giải hoặc bộ phận nhân sự độc lập với cả hai.
Cả hai bên xác nhận hành động cụ thể sẽ thay đổi, tránh buổi hòa giải chỉ là nơi xả cảm xúc rồi đâu lại vào đó.