Bỏ qua khoản bảo trì hệ thống điện/điều hòa/PCCC định kỳ là nguyên nhân phổ biến nhất gây chi phí phát sinh đột biến.
Bỏ qua khoản bảo trì định kỳ cho các hệ thống kỹ thuật (điện, điều hòa, hệ thống phòng cháy chữa cháy) là nguyên nhân phổ biến nhất gây phát sinh chi phí đột biến — các hệ thống này thường chỉ được sửa chữa khi đã hỏng thay vì bảo trì phòng ngừa, dẫn đến chi phí sửa chữa khẩn cấp cao hơn nhiều lần so với chi phí bảo trì định kỳ đã được lên kế hoạch từ trước.
Không có danh mục đầy đủ khiến một số hệ thống bị bỏ quên hoàn toàn cho đến khi xảy ra sự cố.
Bảo trì phòng ngừa có chi phí thấp hơn nhiều lần so với chi phí sửa chữa khẩn cấp khi hệ thống đã hỏng hoàn toàn.
Không có khoản dự phòng khiến mọi sự cố bất ngờ đều phải xin ngân sách phát sinh, làm chậm quá trình xử lý.
Không có lịch sử theo dõi khiến doanh nghiệp luôn ở thế bị động, chỉ phản ứng khi sự cố đã xảy ra thay vì dự đoán trước.
Tôi nhận thấy doanh nghiệp nào quen với việc chỉ sửa mặt bằng khi đã hỏng thường cũng có xu hướng quản trị mọi thứ khác theo cùng thói quen đó — chỉ hành động khi khủng hoảng đã xảy ra, từ nhân sự đến tài chính. Ngân sách bảo trì mặt bằng vì vậy không chỉ là một khoản chi, mà là một bài tập rèn luyện tư duy phòng ngừa cho toàn bộ tổ chức. Tôi khuyên chủ doanh nghiệp xem việc kỷ luật bảo trì mặt bằng mỗi năm như một phép thử nhỏ cho năng lực phòng ngừa lớn hơn mà mình cần xây dựng ở mọi mảng kinh doanh khác.