OPEX thường bị hiểu nhầm là một chương trình chỉ dành cho tập đoàn lớn với cả phòng cải tiến chuyên trách. Thực chất, OPEX (Operational Excellence — "vận hành xuất sắc") là một triết lý quản trị: liên tục làm cho quy trình tốt hơn, nhanh hơn, ít lãng phí hơn, gắn chặt với mục tiêu kinh doanh — và một doanh nghiệp 10-20 người hoàn toàn áp dụng được nếu bắt đầu đúng quy mô.
OPEX không phải một công cụ cụ thể như Lean hay Six Sigma — nó là mục tiêu tổng ("vận hành xuất sắc, liên tục"), còn Lean, Six Sigma, Kaizen, 5S, Hoshin Kanri là các CÔNG CỤ để đạt mục tiêu đó. Doanh nghiệp nhỏ không cần áp dụng hết các công cụ cùng lúc — chỉ cần chọn đúng 1-2 công cụ phù hợp với vấn đề đang gặp (ví dụ Lean cho lãng phí quy trình, KPI cho đo lường hiệu suất) và coi đó là bước đầu của hành trình OPEX dài hơi, không phải đích đến.
Sai lầm phổ biến khi mới nghe về OPEX là muốn "chuẩn hóa toàn bộ vận hành" ngay lập tức — dẫn đến quá tải và bỏ cuộc sau vài tuần. Chọn đúng một quy trình đang gây thiệt hại rõ ràng nhất (ví dụ quy trình xử lý đơn hàng chậm, quy trình tuyển dụng kéo dài, quy trình giao hàng hay sai sót) và tập trung cải tiến triệt để quy trình đó trước, tạo ra một chiến thắng cụ thể để cả đội thấy OPEX thực sự tạo ra giá trị.
Trước khi thay đổi bất kỳ quy trình nào, đo lường hiện trạng bằng số liệu cụ thể: thời gian xử lý trung bình, tỷ lệ lỗi, số bước thao tác. Nếu không đo trước, doanh nghiệp sẽ không biết sau cải tiến có thực sự tốt hơn hay chỉ là cảm giác tốt hơn — và không có cơ sở để nhân rộng cách làm đó sang quy trình khác.
OPEX hiệu quả nhất khi người trực tiếp làm việc (nhân viên vận hành, không phải chỉ quản lý) được khuyến khích đề xuất cải tiến nhỏ hàng ngày — vì họ là người hiểu rõ nhất những bất hợp lý trong quy trình. Xây một kênh đơn giản để ghi nhận đề xuất (một group chat, một bảng ghi chú) và cam kết phản hồi/thử nghiệm ý tưởng trong thời gian ngắn, để nhân viên thấy đề xuất của mình được coi trọng.
Một cải tiến quy trình không duy trì được nếu không có ai theo dõi lại sau đó. Thiết lập nhịp xem lại định kỳ (hàng tuần hoặc hàng tháng tùy quy mô): quy trình đã cải tiến có đang được tuân thủ đúng không, số liệu có giữ được mức cải thiện không, và chọn quy trình tiếp theo để cải tiến. OPEX là một chu kỳ lặp lại liên tục (đo - cải tiến - duy trì - đo lại), không phải một dự án có điểm kết thúc.
Tôi nhận thấy nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ bỏ qua OPEX vì nghĩ đó là chuyện của tập đoàn lớn có cả phòng cải tiến riêng. Tôi khuyên anh chị nhìn OPEX đơn giản hơn nhiều — nó bắt đầu từ việc mỗi tuần dành 30 phút nhìn lại một quy trình đang gây khó chịu nhất và hỏi "làm sao để lần sau việc này nhanh hơn hoặc ít lỗi hơn", lặp lại đều đặn, thay vì chờ đến khi đủ lớn mới bắt đầu nghĩ đến cải tiến vận hành.