Quản trị hợp đồng thuê thiết bị & Tài sản — góc nhìn thực chiến từ Coach Luka, không lý thuyết chung chung.
Bước dễ bị bỏ qua nhất là lập biên bản kiểm tra tình trạng thiết bị có chữ ký hai bên tại đúng thời điểm trả — nếu thiếu bước này, bên cho thuê có toàn quyền tự đánh giá mức hao mòn sau đó và tính phí bồi thường mà doanh nghiệp không có căn cứ để phản bác.
Biên bản cần ghi rõ tình trạng từng bộ phận, có ảnh chụp kèm theo, và chữ ký xác nhận của cả hai bên ngay tại hiện trường — đây là bằng chứng duy nhất chống lại việc bên cho thuê tính phí bồi thường tùy tiện sau đó.
Nếu không lưu biên bản tình trạng thiết bị lúc nhận, doanh nghiệp không có căn cứ để chứng minh một vết trầy hay hao mòn đã tồn tại từ trước, dễ bị quy toàn bộ chi phí sửa chữa.
Trả trễ dù chỉ vài ngày hoặc trả sai địa điểm quy định trong hợp đồng có thể bị tính thêm phí lưu kho hoặc phí vận chuyển ngoài dự kiến, cần lên lịch trả sớm hơn hạn chót ít nhất vài ngày để có thời gian xử lý phát sinh.
Sau khi trả thiết bị và được chấp nhận tình trạng, cần có văn bản xác nhận doanh nghiệp đã hoàn tất mọi nghĩa vụ theo hợp đồng, tránh trường hợp bị đòi thêm phí phát sinh sau một thời gian dài khi hồ sơ đã thất lạc.
Tôi thấy nhiều doanh nghiệp dồn hết sự cẩn trọng vào lúc ký hợp đồng, rồi buông lơi ở thời điểm trả thiết bị — coi đó chỉ là một thủ tục hành chính nhỏ. Tôi khuyên nên đối xử với ngày trả thiết bị nghiêm túc như ngày ký hợp đồng, vì đây cũng là lúc định hình quan hệ với nhà cung cấp cho những lần thuê sau — một bên trả hàng gọn gàng, đúng hẹn, có hồ sơ đầy đủ luôn có vị thế đàm phán tốt hơn ở hợp đồng thuê tiếp theo, so với một bên để lại ấn tượng tranh cãi phí phát sinh.