Một trong những lý do khiến nhiều chủ doanh nghiệp ngần ngại lập kế hoạch kinh doanh 3 năm là cảm giác "dự đoán 3 năm tới trong một thị trường thay đổi liên tục thì có ích gì". Cảm giác này đúng nếu kế hoạch 3 năm được hiểu là một con số cố định duy nhất — nhưng sai nếu hiểu đúng bản chất của một kế hoạch dài hạn là xây nhiều kịch bản, không phải một dự đoán.
Xây kế hoạch kinh doanh 3 năm trong một thị trường biến động không có nghĩa là cố đoán chính xác điều sẽ xảy ra, mà là chuẩn bị sẵn từ 2-3 KỊCH BẢN khác nhau (lạc quan, cơ sở, thận trọng) cùng với các "điểm kích hoạt" rõ ràng để biết khi nào cần chuyển từ kịch bản này sang kịch bản khác. Cách làm này biến sự không chắc chắn từ một nỗi lo thành một biến số đã được tính toán trước.
Trước khi xây kịch bản, hãy liệt kê các yếu tố bên ngoài có khả năng thay đổi cục diện ngành trong 3 năm tới — có thể là chính sách thuế, hành vi tiêu dùng, công nghệ mới, hoặc đối thủ cạnh tranh tiềm năng. Chỉ chọn 2-3 biến số có ảnh hưởng lớn nhất và khó dự đoán nhất, tránh ôm đồm quá nhiều yếu tố khiến việc xây kịch bản trở nên rối rắm.
Với mỗi biến số đã chọn, phác thảo 3 kịch bản khác nhau về cách nó có thể diễn biến, rồi từ đó xây 3 phiên bản kế hoạch 3 năm tương ứng — mỗi phiên bản có mục tiêu doanh thu, nhu cầu vốn và nhu cầu nhân sự riêng. Kịch bản cơ sở là kịch bản doanh nghiệp lấy làm trọng tâm vận hành, hai kịch bản còn lại là để chuẩn bị tinh thần và nguồn lực dự phòng.
Mỗi kịch bản cần đi kèm một vài chỉ số cụ thể, có thể quan sát được sớm, báo hiệu rằng thực tế đang đi theo hướng nào — ví dụ tốc độ tăng trưởng doanh thu 2 quý liên tiếp thấp hơn X% so với kế hoạch cơ sở là tín hiệu cần chuyển sang kịch bản thận trọng. Có sẵn điểm kích hoạt giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh và có chủ đích, thay vì hoảng loạn khi tình huống xấu xảy ra.
Dù thị trường diễn biến theo hướng nào, một số quyết định chiến lược cốt lõi — như đầu tư xây dựng đội ngũ kế thừa, chuẩn hóa quy trình vận hành, giữ vững chất lượng sản phẩm — nên được giữ nguyên ở cả 3 kịch bản vì đây là nền tảng dài hạn không phụ thuộc vào biến động ngắn hạn. Chỉ tốc độ mở rộng, ngân sách đầu tư và quy mô tuyển dụng mới nên thay đổi giữa các kịch bản.
Một kế hoạch 3 năm có kịch bản không có nghĩa là "lập một lần dùng cả 3 năm" — cần rà soát định kỳ mỗi 6-12 tháng để kiểm tra xem biến số vĩ mô đã chọn ban đầu còn đúng không, có xuất hiện biến số mới nào cần đưa vào không, và doanh nghiệp đang thực sự ở kịch bản nào trong 3 kịch bản đã xây.
Tôi thường nói với các chủ doanh nghiệp rằng việc từ chối lập kế hoạch kinh doanh 3 năm vì "thị trường thay đổi quá nhanh, dự đoán làm gì" giống như từ chối mua bảo hiểm vì "không biết khi nào tai nạn xảy ra" — chính vì không biết chắc nên mới cần chuẩn bị nhiều kịch bản. Tôi khuyên anh chị đừng cố tìm một con số duy nhất đúng cho 3 năm tới, mà hãy chuẩn bị sẵn cách phản ứng cho từng tình huống có thể xảy ra.