Ngành nhà hàng, quán ăn tại Việt Nam vận hành phụ thuộc rất nhiều vào lực lượng lao động thời vụ và bán thời gian — sinh viên chạy bàn buổi tối, người phụ bếp làm theo ca cuối tuần, nhân viên order chỉ làm giờ cao điểm. Từ ngày 1/7/2025, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (số 41/2024/QH15) chính thức mở rộng diện tham gia BHXH bắt buộc sang cả nhóm lao động làm việc không trọn thời gian, miễn là ký hợp đồng từ đủ 1 tháng trở lên và có mức lương tháng đạt ngưỡng tham chiếu. Đây là thay đổi ảnh hưởng trực tiếp đến cấu trúc chi phí nhân sự vốn đã mỏng của ngành F&B, đặc biệt với những quán quen dùng lao động thời vụ để tiết kiệm chi phí.
Theo quy định mới, người lao động làm bán thời gian theo hợp đồng có thời hạn từ 1 tháng trở lên, có mức lương tháng bằng hoặc cao hơn mức tiền lương tối thiểu làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc, sẽ thuộc diện phải tham gia BHXH bắt buộc — bất kể họ chỉ làm 4 tiếng mỗi ca hay 3 buổi mỗi tuần. Điều này có nghĩa phần lớn nhân viên phục vụ bán thời gian, phụ bếp thời vụ mà nhà hàng đang thuê theo thỏa thuận miệng hoặc hợp đồng ngắn hạn không rõ ràng đều có nguy cơ vi phạm nếu không được chuẩn hóa lại đúng quy định.
Bước đầu tiên là lập danh sách đầy đủ tất cả nhân sự thời vụ, bán thời gian đang làm việc tại quán, ghi rõ số giờ làm mỗi tuần, mức lương, và loại thỏa thuận hiện tại — hợp đồng bằng văn bản, thỏa thuận miệng, hay chỉ là tin nhắn Zalo chốt ca. Rất nhiều chủ quán khi rà soát lại mới nhận ra phần lớn nhân sự thời vụ của mình chưa có hợp đồng lao động đúng chuẩn, dù đã làm việc ổn định nhiều tháng. Đây là bước bắt buộc phải làm trước, vì không thể xác định ai thuộc diện đóng BHXH bắt buộc nếu chưa nắm rõ toàn bộ bức tranh nhân sự thực tế đang vận hành.
Sau khi có danh sách đầy đủ, cần đối chiếu từng trường hợp với hai điều kiện: hợp đồng có thời hạn từ 1 tháng trở lên, và mức lương tháng có đạt ngưỡng tham chiếu tối thiểu hay không. Một nhân viên chỉ làm 2 buổi/tuần với mức lương thấp có thể chưa thuộc diện bắt buộc, trong khi một nhân viên làm bán thời gian đều đặn với thu nhập ổn định hàng tháng gần như chắc chắn thuộc diện phải đóng. Việc phân loại chính xác giúp tránh hai thái cực sai lầm — hoặc đóng bảo hiểm cho cả những trường hợp không bắt buộc gây tốn kém không cần thiết, hoặc bỏ sót những trường hợp thực sự phải đóng dẫn đến rủi ro pháp lý.
Chi phí lương nhân viên (COL) của một nhà hàng vận hành hiệu quả thường được khuyến nghị ở mức 12-15% doanh thu, nhưng con số này cần được tính lại khi phần đóng BHXH cho lao động thời vụ tăng thêm vào tổng chi phí nhân sự. Doanh nghiệp/hộ kinh doanh phải đóng một tỷ lệ phần trăm trên quỹ lương cho phần bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp của những lao động thuộc diện bắt buộc — khoản này cần được đưa vào bài toán chi phí ngay từ khâu lập kế hoạch định biên nhân sự, không để đến cuối tháng mới phát hiện quỹ lương vượt ngân sách dự kiến.
Một số chủ quán có xu hướng chia nhỏ ca làm hoặc ký nhiều hợp đồng ngắn hạn liên tiếp để né quy định đóng BHXH — đây là cách làm rủi ro cao vì cơ quan bảo hiểm xã hội có thể xem xét bản chất mối quan hệ lao động thực tế thay vì chỉ dựa vào hình thức hợp đồng trên giấy. Thay vào đó, nên thiết kế lại cơ cấu ca làm một cách hợp lý và minh bạch — gộp những vị trí thực sự cần người làm ổn định lâu dài thành hợp đồng đúng chuẩn có đóng bảo hiểm, đồng thời giữ lại một tỷ lệ hợp lý lao động thời vụ ngắn hạn thực sự cho nhu cầu tăng đột biến theo mùa vụ, sự kiện.
Rất nhiều tranh chấp và rủi ro pháp lý trong ngành F&B xuất phát từ việc thuê nhân sự thời vụ chỉ bằng thỏa thuận miệng hoặc tin nhắn, không có hợp đồng rõ ràng về giờ làm, mức lương, quyền lợi. Khi luật mới yêu cầu xác định nghĩa vụ đóng BHXH dựa trên thời hạn và tính chất hợp đồng, việc có hợp đồng lao động bằng văn bản không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn là công cụ bảo vệ cả hai bên khi có tranh chấp về lương, giờ làm, hoặc chấm dứt hợp đồng đột ngột — điều thường xảy ra với lao động thời vụ trong ngành có tính luân chuyển nhân sự cao như F&B.
Thay vì xem việc đóng BHXH cho lao động thời vụ chỉ là gánh nặng chi phí, chủ quán nên chủ động truyền thông rõ ràng với nhân viên — đặc biệt là sinh viên làm thêm — về quyền lợi thực sự họ nhận được: bảo hiểm y tế khi ốm đau, bảo hiểm tai nạn lao động, tích lũy thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho tương lai. Trong bối cảnh ngành F&B đang chật vật giữ chân nhân sự vì tỷ lệ nghỉ việc cao, đây có thể trở thành một điểm cộng thu hút và giữ chân người làm tốt hơn nhiều nhà hàng khác trong khu vực chưa tuân thủ đầy đủ, biến nghĩa vụ pháp lý thành lợi thế cạnh tranh tuyển dụng thực sự.
Phản xạ đầu tiên của nhiều chủ quán khi nghe về quy định này là tìm cách né tránh — chia nhỏ ca làm, ký hợp đồng dưới 1 tháng, hoặc trả một phần lương bằng tiền mặt không qua sổ sách. Coach Luka khuyên anh chị nên cân nhắc kỹ, vì rủi ro bị phát hiện và truy thu về sau thường tốn kém hơn nhiều so với việc tuân thủ ngay từ đầu, chưa kể rủi ro pháp lý khi có tai nạn lao động mà nhân viên không có bảo hiểm. Ở góc độ tích cực hơn, một nhà hàng minh bạch về BHXH cho cả lao động thời vụ sẽ có lợi thế rõ rệt trong tuyển dụng — nhất là với sinh viên, những người ngày càng quan tâm đến quyền lợi lao động chứ không chỉ mức lương giờ.