Không yêu cầu chứng từ gốc và không có hạn mức là hai kẽ hở lớn nhất.
Chính sách hoàn ứng chi phí cho nhân viên lỏng lẻo nhất ở hai điểm: không yêu cầu hóa đơn/chứng từ gốc kèm mục đích công việc rõ ràng, và không có hạn mức tối đa theo từng loại chi phí. Hai kẽ hở này cộng lại khiến nhân viên có thể kê khống hoặc kê giá cao hơn thực tế mà không ai phát hiện kịp thời.
Chấp nhận "biên nhận viết tay" không có nội dung rõ ràng là kẽ hở lớn nhất.
Không có hạn mức khiến chi phí tiếp khách/di chuyển tăng dần theo thời gian mà không ai đặt câu hỏi.
Một người vừa đề xuất vừa tự duyệt khoản hoàn ứng của chính mình là rủi ro gian lận rõ ràng nhất.
Kiểm tra ngẫu nhiên định kỳ tạo hiệu ứng răn đe hơn nhiều so với kiểm tra 100% hồ sơ nhưng chỉ làm chiếu lệ.
Tôi khuyên chủ doanh nghiệp đừng thiết kế chính sách hoàn ứng dựa trên niềm tin "nhân viên mình tốt, không ai làm vậy đâu" — một chính sách tốt phải đứng vững ngay cả khi giả định điều xấu nhất có thể xảy ra, giống như khóa cửa nhà không phải vì nghi ngờ hàng xóm mà vì đó là việc nên làm với bất kỳ ai. Khi không có hạn mức rõ ràng và không tách bạch người đề xuất-người duyệt, anh chị vô tình đặt một nhân viên trung thực vào tình huống dễ bị cám dỗ nhất — và một khi ranh giới đó bị vượt qua lần đầu mà không bị phát hiện, nó sẽ trở thành thói quen khó sửa hơn rất nhiều so với việc siết chặt quy trình từ đầu.