Không kiểm đếm theo ca và một người kiêm hai vai trò là hai khâu thất thoát nhiều nhất.
Thất thoát ở quỹ tiền mặt nhỏ (petty cash — quỹ tiền mặt nhỏ giữ tại chỗ để chi các khoản lặt vặt hàng ngày mà không cần qua quy trình thanh toán đầy đủ) tập trung ở khâu không kiểm đếm/đối chiếu quỹ theo ca hoặc theo ngày, và khâu một người vừa giữ tiền vừa tự ghi sổ chi. Hai khâu này cộng lại khiến khoản thiếu hụt nhỏ tích lũy nhiều tháng mới bị phát hiện, lúc đó số tiền đã đủ lớn để thành vấn đề nghiêm trọng.
Khoảng cách kiểm đếm càng dài, thời gian một khoản thiếu hụt tồn tại mà không bị phát hiện càng lâu.
Một người kiêm cả hai vai trò là điều kiện thuận lợi nhất cho gian lận nhỏ lẻ kéo dài.
Quỹ không có hạn mức rõ ràng dễ bị dùng như một khoản "tiền dự phòng riêng" ngoài kiểm soát.
Kiểm tra đột xuất bởi người ngoài cuộc là cách duy nhất phát hiện gian lận đã được che giấu khéo trong sổ sách nội bộ.
Tôi nhận thấy nhiều chủ doanh nghiệp bỏ qua kiểm soát quỹ tiền mặt nhỏ vì nghĩ số tiền không đáng để mất công — nhưng chính tâm lý "nhỏ nên không cần kiểm soát" mới là thứ tạo ra kẽ hở. Một khoản thiếu vài trăm nghìn mỗi tháng không ai để tâm, nhưng nếu người phụ trách nhận ra không bị kiểm tra thì khoản đó chỉ có tăng theo thời gian, chứ không tự dừng lại. Coach luôn nói: mức độ kiểm soát một khoản tiền không nên tính theo độ lớn của số tiền, mà theo việc có ai đang theo dõi nó hay không.