Tăng trưởng nhanh là tin vui — nhưng nếu quy trình không theo kịp, chất lượng sẽ mỗi nơi một kiểu, mỗi người một cách.
Khi doanh nghiệp còn nhỏ, mọi thứ vận hành trơn tru vì một vài người giỏi tự biết cách xử lý. Khi tăng trưởng nhanh, số lượng nhân sự mới tăng nhanh hơn tốc độ truyền đạt "bí quyết" — và chất lượng bắt đầu trồi sụt nếu không kịp ghi lại thành quy trình.
Đừng đợi đến khi quy trình "hoàn hảo" mới ghi lại — ghi lại ngay cách đang làm tốt hiện tại, rồi cải tiến dần theo thời gian.
Mọi nhân sự mới học theo đúng quy trình đã ghi lại, không học truyền miệng qua người cũ — để tránh sai lệch tích luỹ qua từng thế hệ nhân sự.
Quy trình cần được xem lại định kỳ để phản ánh đúng thực tế đang thay đổi, không để tài liệu cũ dần trở nên lỗi thời.
Một người cụ thể chịu trách nhiệm đảm bảo tài liệu quy trình luôn được cập nhật, không để việc này trôi nổi không ai phụ trách.
Tôi thường nói bí quyết vận hành của một doanh nghiệp nhỏ thường nằm trong đầu vài người giỏi nhất — và đó chính là điểm yếu chí mạng khi tăng trưởng nhanh, vì kiến thức đó không thể nhân bản với tốc độ tuyển dụng. Nguyên tắc cần nhớ: SOP tốt nhất không phải là SOP hoàn hảo, mà là SOP được viết ra kịp lúc, khi công việc vẫn đang chạy đúng. Đừng chờ đến khi có thời gian rảnh mới ngồi viết quy trình — thời gian rảnh đó, trong một doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh, gần như không bao giờ tự đến.