Six Sigma là một công cụ mạnh, nhưng không phải lúc nào áp dụng cũng đúng thời điểm. Nhiều doanh nghiệp nhỏ lao vào Six Sigma vì nghe có vẻ "chuyên nghiệp", rồi bỏ cuộc giữa đường vì phát hiện ra mình chưa có nền tảng cần thiết để công cụ này phát huy tác dụng.
Six Sigma dùng để giảm BIẾN ĐỘNG trong một quy trình đã tồn tại — nếu quy trình còn chưa được định nghĩa rõ (mỗi nhân viên làm theo cách khác nhau, không có quy trình chuẩn nào để đo biến động so với nó), việc áp dụng DMAIC sẽ đo lường một thứ không ổn định ngay từ gốc. Doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình cơ bản trước (viết SOP, thống nhất một cách làm) rồi mới đo biến động và cải tiến bằng Six Sigma.
DMAIC phụ thuộc hoàn toàn vào số liệu thật ở bước Measure và Analyze. Nếu doanh nghiệp chưa ghi chép số liệu vận hành một cách nhất quán (không có hệ thống theo dõi lỗi, thời gian xử lý, tỷ lệ hoàn thành), bước đầu tiên cần làm là xây dựng khả năng thu thập dữ liệu cơ bản — không phải nhảy thẳng vào phân tích thống kê khi chưa có gì để phân tích.
Nếu nguyên nhân vấn đề đã rõ ràng — ví dụ thiếu máy móc, thiếu nhân sự, giá nguyên liệu tăng — đây không phải vấn đề cần phân tích thống kê để tìm nguyên nhân ẩn, mà là vấn đề cần quyết định đầu tư/nguồn lực. Six Sigma phù hợp khi nguyên nhân KHÔNG rõ ràng và cần dữ liệu để lật ra; nếu nguyên nhân đã quá rõ, áp Six Sigma chỉ làm mất thời gian không cần thiết.
Các công cụ thống kê trong Six Sigma (biểu đồ kiểm soát, phân tích năng lực quy trình) cần một lượng mẫu đủ lớn để cho kết quả đáng tin. Nếu doanh nghiệp chỉ xử lý vài chục đơn hàng/giao dịch mỗi tháng, số liệu quá ít để phân tích thống kê có ý nghĩa — trong trường hợp này, quan sát trực tiếp và phỏng vấn khách hàng/nhân viên thường hiệu quả hơn là chạy phân tích số liệu.
DMAIC là một quy trình nhiều bước, cần người phụ trách theo đuổi trong vài tuần đến vài tháng, không phải việc làm tay trái vài giờ rảnh. Nếu hiện tại không ai trong doanh nghiệp (kể cả chủ doanh nghiệp) có đủ thời gian cam kết cho một dự án cải tiến như vậy, tốt hơn nên bắt đầu bằng những cải tiến nhỏ, đơn giản theo kiểu Lean/Kaizen trước, dành Six Sigma cho giai đoạn doanh nghiệp đã có đủ nguồn lực chuyên trách.
Tôi nhận thấy không ít doanh nghiệp nhỏ bỏ cuộc giữa đường với Six Sigma rồi tự kết luận "công cụ này không hợp với doanh nghiệp nhỏ" — trong khi vấn đề thật không phải ở công cụ mà ở thời điểm áp dụng. Tôi khuyên anh chị dùng 5 dấu hiệu trên như một bài tự kiểm tra trước khi bắt đầu — nếu thấy mình đang ở 2-3 dấu hiệu trên, hãy dành vài tháng xây nền tảng cơ bản (chuẩn hóa quy trình, có số liệu đáng tin) trước, Six Sigma sẽ hiệu quả hơn rất nhiều khi được áp dụng đúng lúc.