Trước khi kết luận nhân viên vô trách nhiệm, hãy hỏi: hệ thống hiện tại có đang khiến việc chịu trách nhiệm trở nên khó khăn hay không?
Rất nhiều trường hợp "thiếu trách nhiệm" thực chất bắt nguồn từ việc giao việc không rõ ràng — không ai biết chính xác mình chịu trách nhiệm về kết quả nào, deadline nào, và ai sẽ kiểm tra. Khi trách nhiệm mơ hồ, mỗi người tự nhiên co lại phần việc an toàn nhất cho mình, thay vì chủ động gánh vác.
Mỗi đầu việc chỉ nên có đúng một người chịu trách nhiệm cuối cùng — tránh tình trạng "ai cũng phụ trách" khiến không ai thật sự sở hữu kết quả.
Thiếu tiêu chí hoàn thành cụ thể khiến nhân viên không biết khi nào mình đã làm đủ — dẫn đến làm qua loa hoặc trì hoãn vì không chắc chắn.
Một bảng theo dõi tiến độ mà cả đội nhìn thấy được tạo áp lực tích cực để tự giác hoàn thành, thay vì chỉ đợi quản lý nhắc nhở riêng.
Nếu có người không làm tròn trách nhiệm mà không có hậu quả gì, cả đội sẽ ngầm hiểu trách nhiệm không thực sự quan trọng.
Tôi thường khuyên chủ doanh nghiệp thử một bài kiểm tra đơn giản: hỏi ngẫu nhiên ba nhân viên xem ai đang chịu trách nhiệm chính cho một đầu việc cụ thể, và xem câu trả lời có giống nhau không. Nếu ba người trả lời ba kiểu khác nhau, vấn đề không nằm ở thái độ của họ mà nằm ở cách hệ thống đang phân công — và đó luôn là chỗ nên sửa trước, trước khi kết luận đội ngũ thiếu trách nhiệm.