Ba thứ tối thiểu: danh sách liên lạc khẩn cấp, bản sao lưu dữ liệu ở nơi khác, và kế hoạch vận hành tối thiểu.
Tối thiểu cần ba thứ: danh sách liên lạc khẩn cấp cập nhật của toàn bộ nhân sự, bản sao lưu dữ liệu quan trọng ở vị trí khác với văn phòng chính, và một kế hoạch vận hành tối thiểu (ai làm gì, từ đâu) nếu địa điểm chính không thể hoạt động trong 3-7 ngày — đây là mức chuẩn bị cơ bản mà bất kỳ doanh nghiệp quy mô nào cũng nên có.
Bão lũ, mất điện kéo dài, hoặc gián đoạn giao thông có xác suất khác nhau tùy vị trí, cần lập kế hoạch theo đúng rủi ro thực tế của khu vực.
Dữ liệu khách hàng, hợp đồng, sổ sách cần có bản sao lưu trên đám mây hoặc vị trí vật lý khác, không chỉ lưu duy nhất tại một địa điểm.
Không phải mọi hoạt động đều cần khôi phục ngay; xác định 2-3 việc quan trọng nhất phải tiếp tục để không mất khách hàng.
Một buổi diễn tập ngắn giúp phát hiện lỗ hổng (ai không biết phải làm gì) trước khi tình huống thật xảy ra.
Tôi thường hỏi thẳng chủ doanh nghiệp nhỏ một câu để kiểm tra mức độ chuẩn bị thật: "Nếu văn phòng của anh chị không thể vào được sáng mai, ai là người biết mình phải làm gì đầu tiên, mà không cần chờ anh chị gọi điện chỉ đạo?" Nếu không ai trả lời được ngay, kế hoạch ứng phó vẫn chỉ nằm trong đầu chủ doanh nghiệp — và một kế hoạch chỉ tồn tại trong một cái đầu duy nhất thì không phải là kế hoạch, đó là một điểm rủi ro. Ba thứ tối thiểu — liên lạc khẩn cấp, sao lưu dữ liệu, phân vai xử lý — không cần hoàn hảo, chỉ cần được viết ra và mọi người biết trước khi cần dùng đến, giống như bình chữa cháy: giá trị của nó không nằm ở việc có dùng hay không, mà ở việc luôn có sẵn đúng lúc.