Nhiều chủ doanh nghiệp nghe cả hai cái tên Lean và Six Sigma, biết cả hai đều giúp "cải tiến vận hành", nhưng không rõ nên bắt đầu từ đâu cho đúng vấn đề của mình — dẫn đến áp sai công cụ, tốn thời gian mà không giải quyết được gốc rễ.
Lean giải quyết tốt nhất các vấn đề về TỐC ĐỘ và LÃNG PHÍ: quy trình quá nhiều bước, chờ đợi lâu, thao tác dư thừa. Six Sigma giải quyết tốt nhất các vấn đề về ĐỘ BIẾN ĐỘNG và CHẤT LƯỢNG: kết quả không ổn định, tỷ lệ lỗi cao, đầu ra lúc tốt lúc tệ không rõ nguyên nhân. Câu hỏi đầu tiên cần tự hỏi: "Vấn đề của tôi là quy trình quá chậm/rườm rà, hay là kết quả không nhất quán/nhiều lỗi?" — câu trả lời quyết định nên bắt đầu từ đâu.
Lean phù hợp hơn cho doanh nghiệp nhỏ mới bắt đầu cải tiến vì công cụ đơn giản (bản đồ quy trình, 5S, nhận diện lãng phí) không yêu cầu kỹ năng thống kê phức tạp, và thường cho kết quả nhìn thấy được trong vài tuần. Nếu doanh nghiệp đang ở giai đoạn "quy trình còn lộn xộn, chưa ai từng nhìn lại một cách có hệ thống", Lean là điểm bắt đầu hợp lý hơn Six Sigma.
Nếu quy trình đã tương đối gọn nhưng vẫn có tỷ lệ lỗi/sai sót khó hiểu (ví dụ 1/10 đơn hàng bị lỗi nhưng không rõ lỗi ở đâu), đây là lúc cần phân tích dữ liệu sâu hơn theo khung DMAIC — đo lường có hệ thống, phân tích nguyên nhân bằng dữ liệu thống kê, thử nghiệm và kiểm soát. Six Sigma phù hợp hơn khi nguyên nhân vấn đề không hiển nhiên nhìn bằng mắt mà cần số liệu để lật ra.
Nhiều vấn đề thực tế vừa có yếu tố lãng phí/chậm vừa có yếu tố chất lượng không ổn định cùng lúc — ví dụ quy trình giao hàng vừa nhiều bước thừa (Lean) vừa có tỷ lệ giao sai hàng cao (Six Sigma). Trong trường hợp này, cách làm phổ biến là dùng Lean trước để loại bỏ các bước thừa rõ ràng, sau đó dùng DMAIC để xử lý phần nguyên nhân gây lỗi còn lại mà việc đơn giản hóa quy trình chưa giải quyết hết.
Sai lầm phổ biến nhất là doanh nghiệp "thích" một cái tên (nghe Six Sigma có vẻ chuyên nghiệp hơn) rồi áp nó vào mọi vấn đề, bất kể bản chất vấn đề là gì. Luôn bắt đầu bằng việc định nghĩa rõ vấn đề cụ thể bằng số liệu trước, rồi mới hỏi "vấn đề này giống kiểu lãng phí/chậm hay kiểu không ổn định/lỗi", và chọn công cụ tương ứng — không bao giờ làm ngược lại.
Tôi nhận thấy nhiều chủ doanh nghiệp tranh luận "nên học Lean hay Six Sigma" như thể đó là một lựa chọn duy nhất, trọn đời. Tôi khuyên anh chị đổi câu hỏi — không hỏi "tôi nên học cái nào", mà hỏi "vấn đề tôi đang gặp hôm nay thuộc loại nào". Một doanh nghiệp trưởng thành sẽ dùng cả hai, ở những thời điểm khác nhau, cho những vấn đề khác nhau — không có công cụ nào là lựa chọn vĩnh viễn.