Một nghị quyết được thông qua trong cuộc họp, nhưng khi cần dùng để chứng minh quyết định hợp pháp, lại bị chính cổ đông/thành viên khác yêu cầu tòa tuyên vô hiệu vì thiếu thủ tục.
Nội dung hay thiếu nhất khiến nghị quyết hội đồng quản trị/thành viên có nguy cơ vô hiệu là căn cứ pháp lý và trình tự triệu tập cuộc họp — nghị quyết cần ghi rõ cuộc họp được triệu tập đúng thẩm quyền, đủ thành phần tham dự theo tỷ lệ luật định hoặc điều lệ, và tỷ lệ biểu quyết thông qua đạt ngưỡng yêu cầu — thiếu một trong ba yếu tố này, dù nội dung quyết định hợp lý đến đâu, nghị quyết vẫn có thể bị tuyên vô hiệu khi bị khởi kiện.
Ai có quyền triệu tập cuộc họp theo điều lệ/pháp luật, và đã tuân thủ thời hạn thông báo trước bao nhiêu ngày.
Ghi rõ số thành viên/cổ đông tham dự, tỷ lệ vốn góp/cổ phần đại diện, và tỷ lệ biểu quyết thông qua — đối chiếu đúng ngưỡng điều lệ/luật quy định cho từng loại quyết định.
Nghị quyết không thể đứng một mình — cần biên bản họp ghi lại diễn biến, ý kiến, và kết quả biểu quyết chi tiết đi kèm.
Chủ tọa, thư ký, và các bên liên quan cần ký đúng vai trò quy định trong điều lệ, không chỉ có một chữ ký đại diện chung chung.
Tôi nhận thấy nhiều lãnh đạo tập trung gần hết tâm trí vào việc nội dung nghị quyết có hợp lý, có lợi cho doanh nghiệp không, mà quên rằng luật doanh nghiệp không hỏi "quyết định này đúng chưa" — luật hỏi "quyết định này được tạo ra đúng cách chưa". Một chiến lược sáng suốt nhất vẫn có thể bị tuyên vô hiệu chỉ vì con đường thông qua nó thiếu một thủ tục nhỏ, và khi đó phần thiệt hại lớn nhất không phải là mất đi quyết định đó, mà là mất niềm tin vào toàn bộ hệ thống quản trị công ty. Tôi khuyên coi việc tuân thủ thủ tục họp không phải là hình thức rườm rà, mà chính là một phần nội dung của quyết định.