Phần lớn chủ quán khi lập kế hoạch tài chính chỉ tính "cần bao nhiêu tiền để mở được quán" — thuê mặt bằng, sửa chữa, mua thiết bị, nhập hàng ban đầu — rồi dồn toàn bộ số vốn huy động được vào đúng những khoản này. Vấn đề là quán mới mở hiếm khi có lãi ngay từ tháng đầu, trong khi chi phí vận hành (lương, nguyên liệu, điện nước, thuê mặt bằng) vẫn phải trả đều mỗi tháng trong giai đoạn xây dựng lượng khách — và đây chính là lúc nhiều chủ quán phát hiện ra mình đã tính thiếu một loại vốn hoàn toàn khác.
Vốn mở quán (CAPEX) là tiền chi một lần để quán có thể mở cửa — mặt bằng, thiết kế, thiết bị, giấy phép. Vốn nuôi quán (working capital) là tiền để trả các chi phí vận hành đều đặn trong giai đoạn 3-6 tháng đầu khi quán CHƯA có lãi hoặc lãi chưa đủ bù chi phí — đây là hai quỹ tiền hoàn toàn khác nhau và không thể dùng lẫn cho nhau.
Gồm: tiền đặt cọc mặt bằng, chi phí thiết kế/thi công/sửa chữa, mua sắm thiết bị bếp và nội thất, chi phí xin các loại giấy phép (kinh doanh, an toàn vệ sinh thực phẩm, PCCC), chi phí đồng phục/bảng hiệu/marketing khai trương ban đầu, và nhập hàng tồn kho lần đầu. Đây là khoản chi MỘT LẦN để quán có thể mở cửa, không lặp lại hàng tháng — cần cộng dồn chính xác, không bỏ sót các khoản nhỏ như phí công chứng, phí lắp đặt internet/camera.
Gồm: tiền thuê mặt bằng hàng tháng, lương nhân viên (toàn thời gian và bán thời gian), chi phí nguyên liệu theo mức bán dự kiến ban đầu (thường thấp hơn công suất tối đa), điện nước, chi phí marketing duy trì, phí dịch vụ/phần mềm quản lý. Đây là những khoản PHẢI trả đều mỗi tháng dù quán có khách hay chưa đông khách, khác hoàn toàn với các khoản chi một lần ở bước 1.
Dựa trên dữ liệu kiểm chứng mô hình và điểm hòa vốn đã tính (xem thêm hai bài viết liên quan), ước tính số tháng thực tế để doanh thu đạt mức hòa vốn — với quán mới mở chưa có tên tuổi, con số này thường dao động 3-6 tháng, thậm chí lâu hơn với mô hình cần xây dựng thói quen khách hàng mới. Nguyên tắc an toàn là lấy số tháng ước tính rồi cộng thêm 50% làm biên độ dự phòng, vì hầu hết chủ quán đều lạc quan hơn thực tế khi tự dự báo.
Lấy tổng chi phí vận hành hàng tháng (bước 2) nhân với số tháng dự phòng (bước 3) để ra con số vốn nuôi quán cần chuẩn bị riêng, hoàn toàn tách biệt khỏi vốn mở quán. Ví dụ chi phí vận hành 80 triệu đồng/tháng và cần dự phòng 6 tháng thì vốn nuôi quán cần chuẩn bị tối thiểu 480 triệu đồng — khoản này phải có sẵn và KHÔNG được dùng để mua sắm thêm thiết bị hay mở rộng trong giai đoạn đầu.
Nguyên tắc kỷ luật tài chính quan trọng nhất: mở một tài khoản hoặc quỹ riêng cho vốn nuôi quán, không để chung với tiền dùng để sửa chữa/mua thiết bị. Nhiều chủ quán vì thiếu kỷ luật này đã lấy tiền dự phòng vận hành để "tiện tay" đầu tư thêm một khoản trang trí hoặc mua thêm thiết bị cao cấp hơn dự tính, dẫn đến khi quán cần tiền trả lương/nhập hàng ở tháng thứ 3-4 thì không còn đủ, trong khi mô hình thực ra vẫn đang đi đúng hướng chỉ là chưa tới điểm hòa vốn.
Tôi nhận thấy rất nhiều quán có mô hình thực ra khá tốt, khách đang tăng dần đúng như kỳ vọng, nhưng chủ quán phải đóng cửa ở tháng thứ 3-4 chỉ vì hết tiền mặt để trả lương và nhập hàng — không phải vì mô hình sai. Với 16 năm vận hành thực tế trong ngành F&B, tôi khuyên anh chị luôn tách riêng vốn mở quán và vốn nuôi quán ngay từ lúc lập kế hoạch tài chính, vì một mô hình đúng vẫn có thể chết oan nếu người chủ không đủ tiền để sống sót qua giai đoạn xây dựng khách hàng ban đầu.