Con dấu vẫn là biểu tượng xác nhận tính pháp lý cao trong mắt đối tác — nhưng nhiều doanh nghiệp giao dấu cho một người giữ suốt nhiều năm mà không có cơ chế kiểm soát nào.
Khâu lỏng lẻo nhất tạo rủi ro giả mạo trong quản lý con dấu doanh nghiệp là thiếu sổ theo dõi mỗi lần sử dụng con dấu — không ghi lại văn bản nào đã đóng dấu, ai yêu cầu, ai phê duyệt trước khi đóng — khiến việc đóng dấu vào văn bản chưa được ký duyệt đúng thẩm quyền, hoặc con dấu bị người giữ lạm dụng cho mục đích cá nhân, gần như không thể phát hiện cho đến khi hậu quả đã xảy ra.
Không để 'ai tiện thì giữ' — chỉ định rõ chức danh chịu trách nhiệm chính và người thay thế khi vắng mặt, có bàn giao bằng biên bản.
Ghi ngày, văn bản gì, ai yêu cầu, ai đã ký duyệt trước khi đóng dấu — sổ này là bằng chứng quan trọng nhất khi có tranh chấp.
Con dấu không đóng thay cho việc phê duyệt — luôn phải có chữ ký hợp lệ trên văn bản trước khi đóng dấu, không đóng dấu khống.
Đối chiếu định kỳ giữa sổ theo dõi và văn bản thực tế đã phát hành; có quy trình báo cáo và khắc dấu mới ngay khi phát hiện mất hoặc nghi ngờ bị lạm dụng.
Tôi nhận thấy phần lớn doanh nghiệp lo lắng nhầm hướng khi nghĩ về rủi ro con dấu — họ tìm cách chọn ra một người đáng tin cậy để giao dấu, trong khi vấn đề thật nằm ở việc không có cơ chế nào ghi lại con dấu đã được dùng cho việc gì. Một người tốt vẫn có thể mắc lỗi, bị lợi dụng, hoặc rời công ty mang theo mọi ký ức về những gì đã đóng dấu nếu không có sổ theo dõi. Tôi khuyên nghĩ về sổ theo dõi con dấu như trí nhớ chung của tổ chức — không phải để nghi ngờ người giữ dấu, mà để doanh nghiệp không phải phụ thuộc vào trí nhớ của riêng một cá nhân.