Một đội ngũ 5 người dùng phần mềm quản lý dự án đắt tiền vẫn thất bại nếu thiếu kỷ luật, trong khi một đội có kỷ luật vẫn vận hành tốt chỉ với bảng Excel.
Nhiều doanh nghiệp nhỏ nghĩ rằng mua phần mềm quản lý dự án đắt tiền sẽ giải quyết được tình trạng quá tải khi phải chạy nhiều dự án cùng lúc với ít người. Thực tế, công cụ chỉ giúp ghi nhận và theo dõi — kỷ luật (cập nhật tiến độ đều đặn, không nhận thêm việc mới khi chưa xong việc cũ, họp ngắn đúng giờ) mới là yếu tố quyết định đội ít người có quản lý nổi nhiều dự án hay không.
Một người ôm 5 việc cùng lúc thường chậm hơn làm lần lượt 2 việc — đặt giới hạn rõ ràng số việc mỗi người được nhận song song.
Một bảng Kanban đơn giản (thẻ công việc chia theo cột: chưa làm-đang làm-đã xong) thường hiệu quả hơn phần mềm phức tạp mà đội ngại dùng.
Cập nhật hằng ngày dù chỉ 5 phút giúp phát hiện vấn đề sớm — dồn đến cuối tuần mới cập nhật thì vấn đề đã trễ mất vài ngày.
Đội ít người không thể nhận vô hạn việc mới — từ chối hoặc dời lịch một cách rõ ràng tốt hơn nhận rồi làm dở dang.
Tôi thường thấy chủ doanh nghiệp đội ngũ nhỏ đi tìm phần mềm trước khi đi tìm thói quen — giống như mua một cây vợt đắt tiền trước khi luyện đúng động tác đánh bóng. Công cụ có thể thay, nhưng thói quen cập nhật đều đặn và không nhận việc quá tải phải do chính con người rèn từng ngày, không phần mềm nào rèn thay được. Tôi khuyên anh chị bắt đầu bằng việc chọn đúng ba, bốn thói quen kỷ luật nhỏ và giữ chúng nghiêm túc trong một tháng, trước khi nghĩ đến việc đổi công cụ.