Bài viết - Số 266

Thiết kế hệ thống tài khoản kế toán (chart of accounts) — quá chi tiết hay quá đơn giản đều gây rắc rối?

Mức vừa đủ là chia theo đúng nhu cầu báo cáo quản trị thực tế, không theo lý thuyết kế toán.

Hệ thống tài khoản kế toán (chart of accounts — bảng danh mục các loại tài khoản dùng để phân loại giao dịch) quá chi tiết khiến nhân viên hạch toán sai mã và báo cáo rối mắt; quá đơn giản khiến doanh nghiệp không tách được chi phí theo phòng ban hay dòng sản phẩm để ra quyết định. Mức vừa đủ là thiết kế theo đúng nhu cầu báo cáo quản trị thực tế chứ không theo khung mẫu có sẵn, và rà soát lại mỗi khi doanh nghiệp thêm dòng sản phẩm hoặc mở chi nhánh mới.

4 bước thiết kế đúng mức

Thiết kế hệ thống tài khoản kế toán (chart of accounts)

Bắt đầu từ báo cáo quản trị cần ra, không bắt đầu từ khung tài khoản mẫu có sẵn

Xác định CEO cần thấy lợi nhuận theo phòng ban hay theo sản phẩm trước, rồi mới thiết kế mã tài khoản đủ để tách đúng lớp đó.

Giới hạn số cấp mã tài khoản tối đa 4 cấp cho doanh nghiệp quy mô SME

Vượt quá 4 cấp, nhân viên hạch toán mất nhiều thời gian tra cứu hơn thời gian ghi nhận giao dịch thực tế.

Gộp các khoản chi phí nhỏ lẻ dưới 1% doanh thu vào một nhóm "chi phí khác" có giới hạn

Tách quá chi tiết cho khoản chi nhỏ khiến báo cáo dài dòng mà không ai đọc hết.

Rà soát và tinh chỉnh hệ thống tài khoản mỗi 6-12 tháng, không để cố định vĩnh viễn

Thêm dòng sản phẩm hay kênh bán mới mà không cập nhật tài khoản sẽ mất khả năng tách bạch lợi nhuận theo dòng đó.