Tồn kho là con dao hai lưỡi — quá nhiều thì đọng vốn, quá ít thì mất doanh thu vì hết hàng đúng lúc khách cần.
Mỗi đồng nằm trong kho là một đồng không thể dùng để đầu tư vào việc khác. Quản lý tồn kho hiệu quả không phải là giữ càng ít càng tốt, mà là giữ đúng lượng cần thiết dựa trên dữ liệu thực tế, không phải cảm tính.
Áp dụng phân loại ABC — nhóm A (giá trị cao, cần theo dõi sát), nhóm B và C (giá trị thấp hơn, quản lý đơn giản hơn) — để tập trung nguồn lực đúng chỗ.
Mỗi mặt hàng có ngưỡng tồn kho rõ ràng để biết khi nào cần đặt thêm hàng, tránh vừa thiếu hàng vừa tồn đọng không cần thiết.
Sử dụng dữ liệu bán hàng các kỳ trước để dự báo nhu cầu, thay vì đặt hàng theo cảm tính hoặc theo thói quen.
Đối chiếu tồn kho sổ sách với thực tế định kỳ để phát hiện sớm thất thoát hoặc sai sót trong ghi nhận.
Tôi thường hỏi ngược khi chủ doanh nghiệp báo cáo tồn kho bằng số tiền hoặc số lượng: "Với tốc độ bán hiện tại, số hàng này cần bao nhiêu ngày để bán hết?" Đây chính là vòng quay tồn kho — chỉ số phản ánh đúng bản chất hơn con số tuyệt đối. Hai doanh nghiệp cùng tồn 500 triệu tiền hàng nhưng một bên bán hết trong 20 ngày, một bên mất 90 ngày, thì bên thứ hai đang âm thầm chôn vốn dù bảng cân đối kế toán trông giống nhau. Đừng chỉ theo dõi tồn kho theo giá trị — hãy theo dõi theo tốc độ luân chuyển, vì đó mới là thước đo cho biết tiền của anh chị đang "ngủ" hay đang "làm việc".