Nguyên tắc phổ biến: ít nhất 3 bản sao, trên 2 loại thiết bị khác nhau, 1 bản ở vị trí khác hoàn toàn.
Tần suất sao lưu nên khớp với mức độ chấp nhận mất dữ liệu nếu có sự cố — dữ liệu giao dịch quan trọng nên sao lưu hàng ngày hoặc theo thời gian thực, dữ liệu ít thay đổi có thể sao lưu hàng tuần; về vị trí lưu trữ, nguyên tắc an toàn phổ biến là có ít nhất 3 bản sao, trên 2 loại thiết bị khác nhau, và 1 bản ở vị trí khác hoàn toàn với văn phòng chính.
Không phải mọi dữ liệu cần tần suất sao lưu giống nhau; dữ liệu khách hàng/tài chính cần ưu tiên cao nhất.
Sao lưu chỉ trên cùng ổ cứng hoặc cùng văn phòng không bảo vệ được khi có hỏng hóc thiết bị hoặc sự cố tại chỗ.
Nhiều doanh nghiệp phát hiện bản sao lưu bị lỗi chỉ khi cần khôi phục thật, lúc đó đã quá muộn.
Sao lưu phụ thuộc vào một người nhớ thực hiện mỗi tuần là rủi ro lớn hơn nhiều so với chi phí thiết lập tự động hóa ban đầu.
Tôi thường nhắc khách hàng: việc "có sao lưu" và "có thể khôi phục được" là hai việc hoàn toàn khác nhau, giống như có bình cứu hỏa trong nhà không có nghĩa là nó còn hoạt động khi cần dùng. Rất nhiều doanh nghiệp yên tâm vì hệ thống báo "đã sao lưu thành công" mỗi tối, nhưng chưa từng một lần thử tải lại dữ liệu đó xem có mở được không — đến lúc thực sự cần thì mới phát hiện file lỗi hoặc thiếu. Coach gợi ý một việc rất nhỏ nhưng ít ai làm: mỗi quý, hãy chọn ngẫu nhiên một bản sao lưu và thử khôi phục thật, dù chỉ là một phần dữ liệu — đó là cách duy nhất biết chắc "an toàn" không chỉ là cảm giác.
| Hạng mục | Tiêu chuẩn cần đạt | Hiện trạng của tôi |
|---|---|---|
| Số bản sao lưu | Ít nhất 3 bản | ☐ Đạt ☐ Chưa đạt |
| Loại thiết bị lưu trữ | Trên ít nhất 2 loại khác nhau (ví dụ: ổ cứng nội bộ + đám mây) | ☐ Đạt ☐ Chưa đạt |
| Vị trí lưu trữ | Ít nhất 1 bản ở vị trí khác hoàn toàn với văn phòng chính | ☐ Đạt ☐ Chưa đạt |
| Dữ liệu giao dịch/tài chính quan trọng | Sao lưu hàng ngày hoặc theo thời gian thực | ☐ Đạt ☐ Chưa đạt |
| Dữ liệu ít thay đổi | Sao lưu hàng tuần | ☐ Đạt ☐ Chưa đạt |
| Lần thử khôi phục thật gần nhất | Trong vòng 1 quý (3 tháng) gần nhất | ☐ Đạt ☐ Chưa đạt |