Một công thức đơn giản: giờ tiết kiệm × chi phí giờ công, trừ chi phí công cụ, chia cho chi phí công cụ.
Công thức đủ dùng là lấy (số giờ tiết kiệm được mỗi tháng × chi phí giờ công trung bình) trừ đi chi phí công cụ hàng tháng, rồi chia cho chi phí công cụ để ra tỷ lệ hoàn vốn — nếu con số này dương và thời gian hoàn vốn dưới 6 tháng, khoản đầu tư gần như luôn xứng đáng thử nghiệm.
Không ước lượng cảm tính, mà theo dõi thực tế trong 1-2 tuần để có con số chính xác làm cơ sở tính toán.
Không dùng mức lương tối thiểu chung chung, mà tính đúng theo mức lương của người đang làm công việc đó.
Thời gian học sử dụng công cụ mới, thời gian chuyển đổi dữ liệu cũ, đều là chi phí cần tính vào, không chỉ phí thuê bao hàng tháng.
Hầu hết công cụ tự động hóa có gói dùng thử; dùng thử thực tế 2-4 tuần cho kết quả đáng tin hơn nhiều so với ước tính trên giấy.