Tồn kho an toàn (safety stock — lượng hàng dự trữ thêm để phòng ngừa biến động nhu cầu hoặc chậm giao hàng) tính sai theo hai hướng đều tốn tiền: quá thấp thì hết hàng, quá cao thì đọng vốn.
Công thức đơn giản và đủ chính xác cho phần lớn doanh nghiệp SME là: Tồn kho an toàn = (Nhu cầu tối đa mỗi ngày × Thời gian giao hàng tối đa) trừ đi (Nhu cầu trung bình mỗi ngày × Thời gian giao hàng trung bình). Công thức này không cần mô hình thống kê phức tạp, chỉ cần 3-6 tháng dữ liệu bán hàng và lịch sử giao hàng thực tế của nhà cung cấp là đủ để tính.
Lấy dữ liệu bán hàng/tiêu thụ 3-6 tháng gần nhất và lịch sử thời gian giao hàng thực tế của từng nhà cung cấp — không dùng số cam kết trên hợp đồng vì thực tế thường lệch.
Lấy điểm cao nhất (không phải trung bình) trong dữ liệu 3-6 tháng — đây là kịch bản xấu doanh nghiệp cần phòng ngừa, không phải kịch bản thường gặp.
Sau khi tính ra con số, làm tròn theo quy cách đóng gói/đặt hàng tối thiểu của nhà cung cấp để tránh đặt hàng lẻ gây phát sinh chi phí.
Nhu cầu và thời gian giao hàng thay đổi theo mùa cao điểm/thấp điểm — tồn kho an toàn tính một lần rồi giữ cố định cả năm sẽ sai lệch dần theo thời gian.
Tôi nhận thấy nhiều doanh nghiệp tự tin vì đã áp đúng công thức tính tồn kho an toàn, nhưng lại dùng dữ liệu thu thập từ một giai đoạn không đại diện — ví dụ tính vào lúc thấp điểm rồi áp dụng suốt năm. Tôi khuyên anh chị đừng chỉ hỏi "công thức đã đúng chưa", mà hỏi thêm "dữ liệu này lấy từ giai đoạn nào, và giai đoạn đó có giống với giai đoạn mình sắp áp dụng không" — một công thức chính xác đến từng số lẻ vẫn vô nghĩa nếu dữ liệu đầu vào sai bối cảnh.