Một cuộc họp không ra được quyết định nào là một cuộc họp lẽ ra không nên tổ chức.
Nhiều doanh nghiệp họp liên tục nhưng cuối buổi không ai rõ việc gì cần làm tiếp theo, ai chịu trách nhiệm, và khi nào xong. Thời gian họp cộng dồn của cả đội ngũ là một trong những chi phí ẩn lớn nhất mà lãnh đạo ít khi tính đến khi đánh giá hiệu quả vận hành.
Mỗi cuộc họp chỉ nên phục vụ một trong ba mục đích: ra quyết định, cập nhật thông tin, hoặc brainstorm — nếu chỉ để cập nhật thông tin, một email hoặc báo cáo ngắn thường hiệu quả hơn một cuộc họp.
Người tham dự chỉ nên là người ra quyết định hoặc người cung cấp thông tin trực tiếp liên quan — gửi agenda kèm mục tiêu rõ ràng trước ít nhất một ngày để mọi người chuẩn bị, tránh họp để rồi mới bắt đầu suy nghĩ.
Chỉ định một người điều phối chịu trách nhiệm giữ đúng agenda và thời lượng, cắt những nhánh thảo luận lạc đề sang một cuộc trao đổi riêng thay vì kéo cả phòng họp theo.
Mọi cuộc họp phải kết thúc bằng danh sách hành động rõ ràng theo mẫu Ai làm gì, đến khi nào — gửi biên bản ngay trong ngày để không ai có cớ quên việc đã cam kết.