Rất nhiều chủ quán dùng tài khoản Spotify/YouTube cá nhân, hoặc mở loa phát playlist tải từ mạng để tạo không khí cho quán, và nghĩ rằng vì "chỉ nghe cho vui, không kinh doanh nhạc" nên không liên quan gì đến bản quyền — trong khi về bản chất pháp lý, phát nhạc tại một địa điểm kinh doanh có thu tiền khách hàng đã được xem là sử dụng nhạc vì mục đích thương mại, dù không hề bán vé hay thu phí nghe nhạc riêng.
Tại Việt Nam, Trung tâm Bảo vệ quyền tác giả âm nhạc Việt Nam (VCPMC) đại diện thu tiền bản quyền cho phần lớn nhạc sĩ trong nước khi tác phẩm được sử dụng tại địa điểm kinh doanh (quán ăn, cà phê, khách sạn, phòng gym...), mức phí phổ biến dao động vài trăm nghìn đến vài triệu đồng/năm tùy quy mô và cách tính diện tích/số phòng. Tài khoản Spotify/YouTube cá nhân hay Premium chỉ cấp quyền nghe cho MỤC ĐÍCH CÁ NHÂN, không cấp quyền phát công khai tại nơi kinh doanh — đây là điểm nhiều chủ quán hiểu nhầm nhất.
Điều khoản sử dụng của hầu hết nền tảng nhạc trực tuyến (kể cả gói trả phí cao nhất) đều giới hạn quyền nghe cho mục đích cá nhân, phi thương mại — phát nhạc tại nơi có khách hàng trả tiền để trải nghiệm dịch vụ (bao gồm cả bầu không khí âm nhạc) được xem là sử dụng thương mại, cần giấy phép riêng dành cho doanh nghiệp/địa điểm kinh doanh, khác hoàn toàn với gói cá nhân đang dùng.
Thay vì chờ bị kiểm tra, chủ quán nên chủ động liên hệ Trung tâm Bảo vệ quyền tác giả âm nhạc Việt Nam hoặc các dịch vụ nhạc nền doanh nghiệp hợp pháp (một số nền tảng nhạc quốc tế có gói riêng cho địa điểm kinh doanh, đã tính sẵn phí bản quyền trong giá) để đăng ký mức phí phù hợp quy mô quán — đây thường là khoản chi nhỏ so với rủi ro bị xử phạt hoặc phải dừng vận hành đột xuất để giải quyết khiếu nại.
Một số nền tảng cung cấp nhạc nền chuyên dụng cho không gian kinh doanh (nhạc nền quán cà phê, nhà hàng, spa...) đã bao gồm phí bản quyền trong gói thuê bao, hoặc dùng nhạc không lời/nhạc miễn phí bản quyền thương mại (royalty-free) được cấp phép rõ ràng — đây là lựa chọn an toàn và dễ kiểm soát chi phí hơn so với việc tự chọn nhạc có lời từ nhiều nguồn khác nhau rồi phải xin phép từng bài.
Sau khi đã đăng ký hoặc mua gói nhạc nền hợp pháp, lưu giữ hợp đồng/biên lai/email xác nhận cấp phép tại quán (bản cứng hoặc file số dễ truy xuất) để có thể xuất trình ngay khi có yêu cầu kiểm tra từ cơ quan chức năng hoặc đại diện đơn vị bảo vệ bản quyền — tránh tình huống lúng túng không chứng minh được mình đã tuân thủ dù thực tế đã trả phí.
Với chuỗi nhiều chi nhánh, cần rà soát để đảm bảo MỌI điểm bán đều dùng chung một nguồn nhạc đã được cấp phép hợp lệ, tránh tình trạng chi nhánh chính tuân thủ nhưng các chi nhánh mới mở hoặc nhượng quyền lại tự ý dùng tài khoản cá nhân vì không nắm được quy định — nên đưa yêu cầu "chỉ dùng nhạc nền đã được duyệt" thành một mục trong SOP mở chi nhánh mới.
Đây là một trong những khoản chi nhỏ nhất nhưng bị bỏ qua nhiều nhất trong toàn bộ hệ thống tuân thủ pháp lý của một nhà hàng, đơn giản vì hậu quả không xảy ra ngay lập tức như thiếu giấy phép ATVSTP hay PCCC. Coach gợi ý xem đây là một hạng mục cố định trong ngân sách vận hành hàng năm, giống như tiền điện hay tiền thuê mặt bằng — chủ động trả đúng còn rẻ hơn nhiều so với việc bị truy thu và mất uy tín khi bị nhắc tên công khai vì vi phạm bản quyền.