Thông báo quan trọng gửi qua email, nhắc lại trên nhóm chat, rồi lại nói trong cuộc họp — tưởng chắc chắn thông tin đến nơi, nhưng thực tế nhân viên không biết kênh nào mới là 'nguồn thật'.
Hậu quả lớn nhất của việc dùng quá nhiều kênh giao tiếp nội bộ cùng lúc là nhân viên mất khả năng phân biệt đâu là kênh chính thức mang thông tin quan trọng, dẫn đến bỏ lỡ thông báo thật sự cần thiết giữa hàng loạt tin nhắn không quan trọng, đồng thời tốn thời gian kiểm tra nhiều nền tảng khác nhau mỗi ngày — việc chuyển đổi liên tục giữa các kênh giao tiếp là một trong những nguyên nhân giảm hiệu suất phổ biến nhất trong môi trường công sở hiện đại.
Email cho thông báo chính thức cần lưu trữ, chat cho trao đổi nhanh hàng ngày, họp cho thảo luận cần tương tác — không dùng lẫn lộn.
Chính sách mới, quyết định nhân sự, thay đổi lớn — luôn công bố qua một kênh cố định để nhân viên biết chắc chắn tìm ở đâu.
Rà soát định kỳ xem có kênh nào trùng chức năng, gộp lại hoặc loại bỏ kênh ít dùng để giảm tải nhận thức cho nhân viên.
Nhân viên mới cần được hướng dẫn rõ ngay từ đầu, và cả đội ngũ cần được nhắc lại quy tắc khi có kênh mới được thêm vào.