Thiếu một mẫu định dạng chung và bộ quy tắc đặt tên/phiên bản thống nhất là nguyên nhân chính khiến mỗi phòng ban viết SOP một kiểu — không có chuẩn chung về cấu trúc khiến tài liệu khó đọc chéo giữa các phòng ban..
Thiếu một mẫu định dạng chung và bộ quy tắc đặt tên/phiên bản thống nhất là nguyên nhân chính khiến mỗi phòng ban viết SOP một kiểu — không có chuẩn chung về cấu trúc khiến tài liệu khó đọc chéo giữa các phòng ban.
Trước khi yêu cầu các phòng ban viết tài liệu của riêng mình.
Để dễ tìm kiếm và tránh dùng nhầm bản cũ.
Trước khi phê duyệt ban hành chính thức.
Không để tài liệu vô chủ, không ai cập nhật.
Tôi nhận thấy nhiều doanh nghiệp viết SOP bằng cách chép lại đúng những gì người làm tốt nhất phòng ban đang làm — nhưng chính người đó lại thường bỏ qua vô số bước nhỏ vì đã quá quen thuộc, không còn nhận ra mình đang làm chúng. Tôi khuyên hãy để người mới hoặc người ít kinh nghiệm nhất thử làm theo đúng SOP vừa viết, trước khi ban hành chính thức — nếu người đó vẫn làm sai hoặc phải hỏi lại, SOP chưa đủ chuẩn, bất kể trình bày có đẹp và đúng mẫu định dạng đến đâu.