Thiếu giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) hoặc phiếu đóng gói không khớp là hai lý do giữ hàng phổ biến nhất.
Thiếu giấy chứng nhận xuất xứ (C/O — certificate of origin, chứng minh nguồn gốc hàng hóa để hưởng ưu đãi thuế quan) hoặc phiếu đóng gói (packing list) không khớp với hóa đơn thương mại là hai lý do phổ biến nhất khiến lô hàng bị giữ lại ở cảng để kiểm tra bổ sung, gây phát sinh chi phí lưu kho bãi và trễ tiến độ giao hàng cho khách.
Thiếu một trong bốn loại chứng từ này là lý do phổ biến nhất khiến hải quan giữ hàng để yêu cầu bổ sung.
Sai lệch dù nhỏ giữa hóa đơn và phiếu đóng gói khiến hải quan nghi ngờ và mở kiểm tra thực tế hàng hóa.
Dùng sai mẫu C/O khiến hàng không được hưởng ưu đãi thuế quan dù đủ điều kiện xuất xứ.
Bỏ sót yêu cầu kiểm dịch/giấy phép chuyên ngành là nguyên nhân khiến lô hàng bị giữ lâu nhất tại cảng.
Tôi nhận thấy nhiều doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu mang tư duy làm ăn nội địa sang thị trường quốc tế — nghĩ rằng chứng từ "gần đúng" hoặc "sai chút cũng không sao" vẫn có thể xử lý được như khi bán trong nước. Nhưng hải quan quốc tế vận hành theo nguyên tắc đối chiếu máy móc, chính xác tuyệt đối giữa các loại giấy tờ, không có chỗ cho sự linh động theo cảm tính. Tôi khuyên coi khâu chuẩn bị chứng từ xuất khẩu như một bài kiểm tra không được phép có đáp án "gần đúng" — làm đúng ngay từ đầu luôn rẻ hơn nhiều so với xử lý hậu quả khi lô hàng đã nằm ở cảng.