Đợi đến khi hợp đồng thuê còn 1 tháng mới đàm phán gia hạn là lúc doanh nghiệp mất gần như toàn bộ đòn bẩy thương lượng.
Thời điểm hợp lý để bắt đầu đàm phán gia hạn hợp đồng thuê mặt bằng là 4-6 tháng trước ngày hết hạn — đủ sớm để có phương án dự phòng (tìm mặt bằng khác) tạo đòn bẩy thương lượng, nhưng không quá sớm khiến chủ nhà chưa có động lực đàm phán nghiêm túc. Chuẩn bị trước khi đàm phán cần có: dữ liệu giá thuê thị trường khu vực hiện tại, lịch sử thanh toán đúng hạn của chính mình (làm căn cứ thương lượng), và ít nhất một phương án mặt bằng thay thế đã tìm hiểu sơ bộ. Không có phương án thay thế nào, doanh nghiệp gần như phải chấp nhận mọi điều khoản chủ nhà đưa ra.
Khoảng thời gian này đủ để tìm hiểu phương án thay thế nếu cần, nhưng chưa quá sớm khiến chủ nhà cảm thấy chưa cần vội đàm phán nghiêm túc — đây là điểm cân bằng hợp lý nhất.
Khảo sát giá thuê 2-3 mặt bằng tương đương trong cùng khu vực để có căn cứ khách quan khi thương lượng, thay vì chỉ dựa vào cảm nhận 'giá này có vẻ cao'.
Có phương án B, dù chỉ tìm hiểu sơ bộ, tạo đòn bẩy thương lượng rất lớn — chủ nhà biết doanh nghiệp thực sự có lựa chọn khác sẽ nghiêm túc hơn trong đàm phán giá và điều khoản.
Một khách thuê thanh toán đúng hạn nhiều năm liền là tài sản với chủ nhà; nêu rõ điều này khi đàm phán, đặc biệt khi đề xuất giữ giá thuê ổn định hoặc mức tăng hợp lý thay vì tăng theo thị trường.
Tôi nhận ra một điều rất đơn giản nhưng nhiều chủ doanh nghiệp bỏ qua: người ngồi vào bàn đàm phán mà không có nơi nào khác để đi, thực chất không còn đang đàm phán — họ đang chờ được phán quyết. Chủ nhà đọc được điều đó qua cách mình hỏi, cách mình vội, chứ không cần anh chị nói ra. Vì vậy đừng đợi tình huống bắt buộc mới đi tìm mặt bằng thay thế — hãy luôn giữ sẵn ít nhất một phương án dự phòng còn sống, ngay cả khi anh chị chắc chắn muốn ở lại. Đó không phải là sự phòng thủ, đó chính là vị thế thương lượng.