Không có nhân chứng độc lập khi đếm tiền cuối ca là kẽ hở lớn nhất.
Quy trình lỏng lẻo nhất là để nhân viên bán hàng tự đếm và tự ghi nhận số tiền cuối ca mà không có người thứ hai chứng kiến độc lập — kẽ hở này khiến chênh lệch nhỏ dễ bị "làm tròn" theo hướng có lợi cho người đếm mà không ai phát hiện.
Một người tự đếm và tự ghi sổ là điều kiện thuận lợi nhất cho gian lận nhỏ lẻ.
Đối chiếu ngay giúp phát hiện chênh lệch trong ngày thay vì dồn lại nhiều ca mới xử lý.
Bỏ qua chênh lệch nhỏ vì "không đáng kể" là cách gian lận lớn bắt đầu và không bị phát hiện.
Cố định một người đối soát lâu dài tạo điều kiện cho việc che giấu sai lệch có chủ đích.
Tôi thường giải thích cho chủ doanh nghiệp rằng yêu cầu hai người cùng đếm tiền cuối ca không phải là biểu hiện nghi ngờ nhân viên, mà là cách bảo vệ chính người nhân viên trung thực khỏi bị nghi oan khi có chênh lệch xảy ra. Một quy trình một người tự đếm tự ghi sổ đặt toàn bộ trách nhiệm và cả rủi ro bị nghi ngờ lên một cá nhân duy nhất — trong khi hai người cùng xác nhận thì cả người quản lý và người thu ngân đều có bằng chứng rõ ràng nếu có vấn đề. Coach khuyên xem đối soát chặt chẽ là công cụ giúp mọi người làm việc an tâm hơn, không phải rào cản của sự tin tưởng.