Khi tần suất đặt hàng lặp lại đều đặn và giá trị mua hàng năm đã đủ lớn để đàm phán giá tốt hơn.
Nên chuyển từ đơn đặt hàng (PO — purchase order, đơn đặt hàng cho từng lần mua riêng lẻ) rời rạc sang hợp đồng dài hạn khi tần suất đặt hàng với một nhà cung cấp đã đều đặn qua nhiều kỳ liên tiếp và tổng giá trị mua hàng năm đủ lớn để có lợi thế đàm phán giá tốt hơn hoặc ưu tiên giao hàng — chuyển đổi quá sớm khi chưa kiểm chứng độ ổn định của nhà cung cấp lại tạo ràng buộc không cần thiết.
Chuyển sang hợp đồng dài hạn khi mới giao dịch vài lần là chưa đủ dữ liệu để đánh giá độ tin cậy.
Hợp đồng dài hạn chỉ đáng ký khi lợi ích đàm phán được lớn hơn rõ rệt so với sự linh hoạt bị mất.
Hợp đồng dài hạn giá cố định mà không có điều khoản điều chỉnh dễ khiến một bên chịu thiệt khi thị trường biến động mạnh.
Dồn 100% nhu cầu vào một hợp đồng dài hạn duy nhất làm mất đòn bẩy thương lượng và tăng rủi ro gián đoạn nguồn cung.
Tôi nhận thấy quyết định chuyển từ đặt hàng rời rạc sang hợp đồng dài hạn thường bị dẫn dắt bởi cảm giác "quen rồi, tin được rồi" hơn là bởi số liệu thực tế về tần suất và giá trị giao dịch. Cảm giác quen thuộc là một cái bẫy êm ái — nó khiến doanh nghiệp cam kết dài hạn với một đối tác chỉ vì mối quan hệ dễ chịu, chứ chưa chắc vì hiệu quả kinh doanh đã được kiểm chứng bằng con số. Coach khuyên trước mỗi quyết định ràng buộc dài hạn với bất kỳ đối tác nào, hãy tạm gác cảm giác quen thuộc lại và tự hỏi: nếu nhìn thuần vào số liệu 2-3 chu kỳ gần nhất, đối tác này có xứng đáng với sự ràng buộc đó không.