Một câu 'ủy quyền toàn quyền giải quyết công việc liên quan' tưởng tiện lợi, nhưng khi có tranh chấp, chính sự mơ hồ đó lại là điều gây thiệt hại lớn nhất.
Phạm vi ủy quyền mơ hồ trong giấy ủy quyền gây rủi ro lớn nhất khi người được ủy quyền ký kết hoặc quyết định vượt quá những gì doanh nghiệp thực sự muốn giao — vì giấy tờ ghi 'toàn quyền' hoặc 'các công việc liên quan' không giới hạn rõ hạn mức tài chính, thời hạn hiệu lực, hay loại giao dịch cụ thể, nên khi xảy ra tranh chấp, đối tác bên thứ ba hoàn toàn có thể viện dẫn giấy ủy quyền để yêu cầu doanh nghiệp chịu trách nhiệm cho những gì người được ủy quyền đã làm ngoài ý muốn thật sự.
Liệt kê chính xác loại giao dịch, đối tượng, hoặc dự án được ủy quyền — tránh các cụm từ mở như 'và các công việc liên quan khác'.
Nếu ủy quyền ký hợp đồng hoặc chi tiêu, ghi rõ giá trị tối đa được quyết định mà không cần xin ý kiến thêm.
Giấy ủy quyền không thời hạn dễ bị lạm dụng lâu sau khi mục đích ban đầu đã kết thúc — luôn ghi ngày hết hiệu lực hoặc điều kiện chấm dứt.
Khi công việc hoàn tất hoặc người được ủy quyền thay đổi vai trò, cần văn bản thu hồi rõ ràng, không để giấy ủy quyền cũ vẫn có hiệu lực trên giấy tờ.
Tôi nhận thấy giấy ủy quyền thường được soạn trong tâm thế tin tưởng — giữa hai bên đang có quan hệ tốt, không ai nghĩ đến ngày mối quan hệ đó tan vỡ hoặc phát sinh tranh chấp. Nhưng giá trị thật của một văn bản pháp lý chỉ hiện rõ đúng vào lúc niềm tin không còn, khi bên thứ ba hoặc chính người được ủy quyền cố tình diễn giải nó theo hướng có lợi cho mình. Tôi khuyên khi soạn giấy ủy quyền, hãy viết như thể đang tưởng tượng một tòa án sẽ đọc lại nó ba năm sau, trong hoàn cảnh xấu nhất có thể xảy ra — chứ không phải viết cho phiên bản lạc quan nhất của mối quan hệ hôm nay.