Tối ưu chi phí vận hành nâng cao vòng 2 — góc nhìn thực chiến từ Coach Luka, không lý thuyết chung chung.
Lập ngân sách từ số 0 (zero-based budgeting — phương pháp lập ngân sách trong đó mỗi khoản chi phải được biện minh lại từ đầu mỗi kỳ, thay vì lấy ngân sách năm trước làm nền rồi điều chỉnh tăng/giảm) khác căn bản với cách truyền thống ở chỗ mọi khoản chi, kể cả khoản đã tồn tại nhiều năm, đều phải chứng minh giá trị mang lại mới được giữ lại, thay vì mặc định tiếp tục vì năm nào cũng chi khoản này.
Mỗi hoạt động/khoản chi được tách thành một gói riêng có mục tiêu, chi phí và lợi ích rõ ràng, để có thể đánh giá và phê duyệt/loại bỏ độc lập thay vì đánh giá cả một khối ngân sách lớn chung chung.
Nếu câu trả lời là không có gì thay đổi đáng kể, đây là tín hiệu rõ ràng để cắt giảm hoặc loại bỏ khoản chi đó khỏi ngân sách kỳ tới.
Khi tổng ngân sách đề xuất vượt quá nguồn lực cho phép, xếp hạng để biết chính xác nên cắt từ dưới lên, tránh cắt đều tất cả các phòng ban một tỷ lệ như nhau bất kể mức đóng góp khác nhau.
Vì tốn nhiều thời gian hơn ngân sách gia tăng thông thường, nhiều doanh nghiệp chỉ áp dụng zero-based budgeting đầy đủ mỗi 2-3 năm hoặc cho các hạng mục chi phí gián tiếp lớn.
Tôi nhận thấy một khoản chi tồn tại đủ lâu sẽ dần được coi là "hiển nhiên phải có", đến mức không ai còn nhớ lý do ban đầu vì sao nó bắt đầu. Tôi khuyên anh chị mỗi khi rà soát ngân sách, đặc biệt chú ý đến những khoản chi đã tồn tại quá 3 năm mà chưa từng bị hỏi lại — thời gian tồn tại lâu không phải là bằng chứng của giá trị, mà thường chỉ là bằng chứng của việc chưa ai đủ can đảm hỏi câu hỏi khó.