Sai mã số thuế, thiếu chữ ký số, hoặc hóa đơn không khớp hồ sơ giao dịch là ba lỗi phổ biến nhất.
Sai nhiều nhất ở khâu nhập sai mã số thuế, thiếu chữ ký số hợp lệ, hoặc hóa đơn không khớp với hợp đồng/phiếu giao hàng đi kèm — bất kỳ sai lệch nào giữa hóa đơn điện tử và hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế đều có thể khiến khoản thuế đầu vào bị từ chối khấu trừ.
Sai một ký tự trong mã số thuế là lý do phổ biến nhất khiến hóa đơn bị từ chối khi đối chiếu.
Hóa đơn xuất nhưng chưa truyền dữ liệu kịp thời không có giá trị pháp lý đầy đủ.
Hóa đơn không có hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế là căn cứ phổ biến để cơ quan thuế loại chi phí.
Phát hiện muộn khiến việc xuất hóa đơn điều chỉnh/thay thế vượt quá thời hạn cho phép.
Tôi thường gặp trường hợp doanh nghiệp tự tin vì hóa đơn điện tử đã xuất đúng mẫu, đúng chữ ký số, nhưng lại quên rằng hóa đơn chỉ là một mảnh trong bộ hồ sơ chứng minh giao dịch có thật. Cơ quan thuế không chỉ nhìn hóa đơn — họ đối chiếu hóa đơn với hợp đồng, phiếu giao hàng, và cả dòng tiền thanh toán để xem có khớp logic không. Coach khuyên xây thói quen lưu đủ "bộ ba" — hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán — cho mọi giao dịch ngay từ lúc phát sinh, vì khi cần tìm lại giữa hàng trăm giao dịch một năm, sự chậm trễ đó tự nó đã là một rủi ro.