Một công thức đơn giản: giờ tiết kiệm × chi phí giờ công, trừ chi phí công cụ, chia cho chi phí công cụ.
Công thức đủ dùng là lấy (số giờ tiết kiệm được mỗi tháng × chi phí giờ công trung bình) trừ đi chi phí công cụ hàng tháng, rồi chia cho chi phí công cụ để ra tỷ lệ hoàn vốn — nếu con số này dương và thời gian hoàn vốn dưới 6 tháng, khoản đầu tư gần như luôn xứng đáng thử nghiệm.
Không ước lượng cảm tính, mà theo dõi thực tế trong 1-2 tuần để có con số chính xác làm cơ sở tính toán.
Không dùng mức lương tối thiểu chung chung, mà tính đúng theo mức lương của người đang làm công việc đó.
Thời gian học sử dụng công cụ mới, thời gian chuyển đổi dữ liệu cũ, đều là chi phí cần tính vào, không chỉ phí thuê bao hàng tháng.
Hầu hết công cụ tự động hóa có gói dùng thử; dùng thử thực tế 2-4 tuần cho kết quả đáng tin hơn nhiều so với ước tính trên giấy.
Tôi thấy sai lầm phổ biến nhất khi tính ROI công cụ tự động hóa không nằm ở công thức — công thức rất đơn giản — mà nằm ở việc chủ doanh nghiệp ước lượng thời gian tiết kiệm bằng cảm tính thay vì đo thực tế, giống như đoán cân nặng bằng mắt rồi tin chắc con số đó là đúng. Một công cụ "nghe có vẻ tiết kiệm nhiều giờ" trên bài quảng cáo có thể chỉ tiết kiệm 20 phút thật sự khi áp vào quy trình cụ thể của doanh nghiệp anh chị. Coach khuyên trước khi ký bất kỳ hợp đồng dài hạn nào, hãy để đội ngũ ghi chép tay thời gian thực tế đang tốn cho công việc đó trong đúng một tuần — con số thật đó, dù nhỏ, vẫn đáng tin hơn mọi lời hứa trên trang bán hàng của công cụ.
| Biến số cần đo | Cách đo đúng | Số liệu của tôi |
|---|---|---|
| Số giờ tiết kiệm mỗi tháng | Đo thực tế 1-2 tuần, không ước lượng cảm tính | ______ giờ |
| Chi phí giờ công trung bình | Theo mức lương thật của người đang làm việc đó | ______ đ/giờ |
| Chi phí công cụ hàng tháng | Phí thuê bao đầy đủ, chưa gồm chi phí ẩn | ______ đ |
| Chi phí ẩn khi triển khai | Thời gian học sử dụng + thời gian chuyển đổi dữ liệu cũ | ______ đ |
| Kết quả ROI | (Giờ tiết kiệm × Chi phí giờ công − Chi phí công cụ) ÷ Chi phí công cụ | ______ % |
| Thời gian hoàn vốn ước tính | Dưới 6 tháng mới nên đầu tư ngay | ______ tháng |