Việc lặp lại tần suất cao nhưng ít cần phán đoán con người mang lại hiệu quả nhanh nhất với chi phí thấp nhất.
Nên chọn công đoạn lặp lại với tần suất cao nhưng ít cần phán đoán con người — nhập liệu, gửi báo cáo định kỳ, nhắc lịch, đối soát số liệu cơ bản — đây là nhóm việc tự động hóa mang lại hiệu quả nhanh (thường thấy trong 30-60 ngày) với chi phí đầu tư thấp nhất, trước khi đầu tư vào tự động hóa các công đoạn phức tạp hơn.
Phỏng vấn nhanh từng bộ phận để tìm ra việc nào đang chiếm nhiều thời gian nhất nhưng có tính quy luật rõ ràng.
Bắt đầu với việc mà lỗi tự động hóa (nếu có) dễ phát hiện và sửa ngay, tránh chọn công đoạn ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng ngay từ đầu.
So sánh giờ công trước và sau tự động hóa để có cơ sở thuyết phục đầu tư tiếp cho công đoạn khác.
Tự động hóa không có ý nghĩa nếu thời gian tiết kiệm được không được dùng cho công việc tạo giá trị mới.
Tôi thường nhắc chủ doanh nghiệp một nguyên tắc: đừng tự động hóa một quy trình đang rối, vì nó chỉ giúp anh chị làm sai nhanh hơn. Việc quan trọng đầu tiên là chọn đúng công đoạn đã ổn định, lặp đi lặp lại, để công cụ có "khuôn" rõ ràng mà chạy theo. Coach cũng thấy nhiều doanh nghiệp coi tự động hóa là mục tiêu cuối, quên rằng mục tiêu thật là giải phóng thời gian con người sang việc tạo giá trị cao hơn — nếu tự động hóa xong mà nhân sự vẫn ngồi không hoặc bị cắt giảm mà không có kế hoạch, đó là dấu hiệu doanh nghiệp đang tối ưu sai chỗ.
| Việc lặp lại đang xét | Số giờ tốn/tuần | Quy trình đã ổn định? | Rủi ro nếu làm sai (Thấp/Cao) | Ưu tiên (1-5) |
|---|---|---|---|---|
Chọn công đoạn tốn nhiều giờ nhất, quy trình đã ổn định, rủi ro thấp nếu làm sai — rồi đo lại giờ tiết kiệm được (thường thấy kết quả sau 30-60 ngày) trước khi mở rộng sang công đoạn kế tiếp.